La méthode Kaban est une méthode agile avec ses étiquettes, post-it ou encore tableaux qui nous vient tout droit de l’industrie automobile japonaise. Elle nous a été introduite par Toyota un des géants du même secteur d’activité  dans les années 50. Celle-ci visait au préalable à améliorer la production et la gestion des stocks de leurs voitures. Dans le but d’être plus compétitif face aux grandes firmes américaines sur le marché international.

Son succès la fait passer ensuite à d’autres secteurs d’activités. Promettant toujours une meilleure gestion des stocks et de la chaîne de production. Nous allons voir ensemble les différents avantages, principes et les bonnes pratiques de la méthode Kaban.

 

1. Qu’est-ce que c’est ?

La méthode Kaban se base sur l’approche Lean, qui vise à supprimer toute forme de gaspillage dans le processus de production. Cette approche se veut également réductrice de délais et gage de qualité.

Il s’agit donc ici d’éviter la surproduction en essayant de trouver un équilibre entre la production et la demande. Ce qui permettrait sans nul doute de limiter les coûts de stockage qui sont généralement assez importants. De plus, avec cette méthodologie de travail, il serait plus aisé d’intervenir plus rapidement en amont dans la chaîne de production. Ce qui serait assez pratique quand il faudra y apporter quelques corrections si besoin.

En définitive, il s’agit d’une méthode de gestion efficace des stocks basé beaucoup plus sur la demande que sur l’offre. Celle-ci vous permettra de ne produire que ce qui sera forcément consommé.

En revanche, il est toutefois intéressant de noter que pour des secteurs proposants des produits saisonniers il est difficile d’appliquer cette méthode. Il en va de même pour les entreprises ayant des offres qui varient constamment.

 

2. Comment ça marche ?

Il s’agit d’un système de cartes ou post-it. Disons qu’un post-it se crée à partir du moment qu’une commande est passée. Comme vous l’avez compris on retrouvera dans ce dernier une tâche précise à accomplir pour la réalisation de la commande du client.

Cette commande est le déclencheur de la chaîne de production. Toutes les différentes tâches à accomplir apparaissent dans un tableau. Et ces dernières y sont classées en fonction de leur état d’avancement. Il est également possible de les déplacer d’une colonne à une autre en fonction de l’avancée d’une tâche.

En outre, ces post-it indiquent après chaque mouvement dans le processus ce qu’il s’agit de faire, comment le faire et quand le faire.

Tout ceci permet à tous les membres de l’équipe de savoir avec exactitude ce qu’ils ont à faire et réduit ainsi les incompréhension et les pertes de temps dans l’équipe.

La méthode Kaban apporte ainsi une meilleure communication au sein des différentes équipes. Comme une certaine maîtrise du processus de production. Ce qui permettra en outre d’agir plus efficacement sur des urgences ou problèmes.

 

3. Quels sont les différents principes de cette méthode ?

  • Commencez par faire ce que vous savez faire

La méthode kaban va se servir des processus que vous avez déjà mis en place. Elle ne se contentera par la suite que de les améliorer. Ce qui optimisera votre processus de production.

 

  • Acceptez d’appliquer des changements progressifs

Il est généralement compliqué pour des employés d’accepter les différents changements qui s’annoncent dans leur travail. Il est donc important de s’assurer que l’équipe est bien réceptive à l’amélioration progressive du système en place.

 

  • Respectez le processus actuel, les rôles, les responsabilités et les titres

Afin d’éviter toutes inquiétudes des membres de l’équipe lors de ce processus, il faut essayer de les rassurer. Vous pouvez par exemple maintenir le respect des rôles, des titres et responsabilités actuels de tout un chacun au sein de vos équipes.

 

  • Leadership à tous les niveaux

Indépendamment de leurs fonctions au sein de la chaîne de production, encouragez les initiatives mise en place par vos collaborateurs allant dans le sens de l’amélioration continue.

 

4. Quels sont les cinq bonnes pratiques ?

 

  • Suivre le flux de travail workflow

Vous pourrez ainsi comprendre plus facilement comment fonctionne les différents dispositifs mis en place. De même que connaître de manière plus approfondi l’état du projet.

Il vous faudra donc utiliser un tableau avec des colonnes représentant chacune une des différentes étapes de votre processus de conception.

Vous aurez ainsi par exemple une colonne pour ce qu’il y a à faire. Une autre sur ce qui est en cours de préparation. Ou encore une autre reprenant toutes les tâches terminées.

 

  • Limiter le nombre de tâche en cours

Il ne sert à rien de bourrer vos colonnes de tâches que n’arriveront pas à suivre vos équipes. C’est contre-productif donc tout le contraire d’une bonne méthode Kaban.

En effet, le but est de réduire le temps de production et d’arriver à équilibrer la production à la demande. Le tout en conservant une certaine qualité.

Vous pouvez par exemple statuer sur un nombre maximum de tâches à incorporer dans une colonne. De telle sorte qu’il ne doit jamais en avoir plus qu’il ne faut dans chaque étapes de la chaîne de production.

Vos équipes pourront ainsi s’y retrouver et conserver un certain contrôle. De plus, vous pourrez plutôt ajouter de nouvelles tâches au fur et à mesure de leur avancée.

 

  • Expliquer les normes de processus

Quand vous intégrez la méthode Kaban dans votre processus, il est bon de bien l’expliquer à vos différentes équipes de manière très claire et sans ambiguïtés quelconques.

Ceci vous permettra de vous assurer qu’elles ont bien compris ce que vous attendez d’elles. Et que tout ceci sera retranscrit dans leurs futurs résultats.

 

  • Identifier les opportunités d’amélioration

Une fois que vos équipes se seront bien imprégnées de toutes les subtilités du système Kaban, elles pourront faire face beaucoup plus sereinement à certains problèmes qu’elles rencontraient auparavant.

Vous n’aurez plus à craindre des blocages ou pannes diverses. Vos équipes seront désormais en mesure de tout régler assez rapide sans provoquer de retard particulier ou autres contrariétés.