L’organisation lorsqu’on télétravaille est un véritable challenge !
Quand nous nous lançons dans le télétravail, nous voulons conserver la même intensité de travailler que nous avions en présentiel.
Certains y arrivent et d’autres pas complètement. Il peut donc arriver de faire face à certaines difficultés d’organisation et à commencer à s’inquiéter.

Il ne faut pas s’inquiéter. Le télétravail s’apprend.

Il y a des astuces et des outils qui peuvent vous aider à avoir une meilleure organisation en télétravail de manière personnelle comme en équipe.

 

Organisation personnelle

Une meilleure organisation en télétravail commence toujours sur soi-même. À cet effet, il est souhaitable de commencer par :

  • Se créer un espace de travail à la maison

Cet espace vous coupera réellement de toute la forêt de distractions auxquelles vous êtes susceptibles de céder.

Il est important de pouvoir rester focaliser sur le travail s’il faut être performant. Les distractions réduisent énormément les performances au travail. Ce qui entrain le non respect de votre planning. Vous vous retrouverez ainsi tout le temps à courir derrière la montre. Ce qui vous épuisera encore plus et réduira fortement votre efficacité.

Malheureusement, les distractions à la maison sont cent fois plus nombreuses que celles au travail. Ne cédez pas à la tension.

D’ailleurs, ce n’est pas pour rien que l’on ne retrouve pas de série ou film qui tourne en boucle sur la télé dans les entreprises. Il y a un temps pour tout.

 

  • Déterminer des objectifs

La deuxième étape est d’avoir des objectifs, les hiérarchiser par degré d’importance et par deadline afin de ne pas perdre du temps avec des tâches secondaires.

Il est possible de s’aider d’un agenda que ce soit celui de son téléphone, de Google ou de celui posé sur le bureau.

Il est inconcevable de réussir une journée de travail sans avoir d’objectifs. Comment savoir si la production journalière est bonne ? Comment savoir si vous êtes dans les temps ? Ou encore si votre travail est satisfaisant s’il n’y pas de finalité à tout ça ?

 

  • Se créer une To Do List

 Elle peut également s’avérer très utile pour mettre de l’ordre dans vos idées ou votre planning.

Il serait bien d’en faire tous les soirs à la fin de la journée et ainsi visualiser ce qu’il est important de faire le lendemain et ce qui peut attendre.

Ce genre de liste optimise votre organisation en télétravail et vous permet de ne pas vous éparpiller.

 

  • Prévoir des pauses

 Il est important de se donner des moments pour souffler et s’aérer l’esprit.

Le télétravail ne veut pas dire être assis du matin au soir dans son bureau devant son ordinateur. Surtout que le faire n’améliorera pas pour autant notre productivité. Au contraire, au plus vous éviterez les pauses, au plus votre travail perdra en éfficacité.

Ce n’est pas pour rien qu’il existe des pauses dans tous les domaines et activités du monde. Que ce soit à l’école, dans une activité sportive, un meeting ou même au travail.

Il faut prendre la traditionnelle pause-café et une autre pour une micro sieste par exemple.

 

  • Pratiquer une activité physique

 La pratique d’une activité physique est également la bienvenue. En effet, étant en permanence la maison, vous bougez beaucoup moins êtes plus sédentaires.

Il ne faut donc pas hésiter à faire de petits exercices ou de petites séances de yoga. Tout ceci régulera votre énergie, vos émotions et permettra d’être plus performants pour le télétravail.

L’organisation en télétravail de manière individuelle quand elle est bien effectuée procure un sentiment de gratification envers soi et un aboutissement concret de votre télétravail. Votre état d’esprit en fin de journée en sera plus serein.

 

Organisation collaborative

Travailler en équipe était déjà un challenge au quotidien quand vous partagiez les locaux avec vos collègues. Il fallait par exemple s’adapter au tempérament de tout ce petit groupe.

En télétravail, cela devient encore plus compliqué puis que vous perdez un peu vos repères.

De plus, vous devez continuer à travailler en équipe avec des gens qui ne sont plus près de vous.

Toutefois, n’ayez aucune crainte ça s’apprend.

 

Pour une meilleure organisation en télétravail, il est important de :

  • Communiquer sur les tâches et les objectifs

 Vous devez préciser très clairement quelles sont les attentes et les deadlines. Pour que tout le monde avance dans la même direction.

De même, vous devez planifier des réunions sur une base régulière. Histoire de vérifier si tout se passe bien. Si tout le monde a compris ce qu’il faut faire. Et prendre collectivement les décisions qui impactent directement l’équipe.

  • Établir des règles de fonctionnement de manière concertée et non imposée

Cela permettra à tout le monde de ne pas se marcher sur les pieds. Il est plus facile de suivre des règles qu’on a choisi que celles qui nous sont imposées.

Ces réunions peuvent se tenir sur des outils de travail à distance de communication comme Slack pour la messagerie ou Zoom et Teams pour des vidéoconférences.

 

  • Centraliser les informations

Les membres de l’équipe devraient facilement et rapidement avoir accès à toutes les informations, fichiers et documents dont ils ont besoin. Ils seront ainsi plus efficaces et tout le monde gagnerait en temps. Et comme dit le dicton « le temps c’est de l’argent ».

À cet effet, les rassembler dans le même espace est beaucoup plus pratique. Cela permet d’améliorer son organisation en télétravail.

D’ailleurs, Il est possible et souhaitable de s’aider d’outils de travail à distance en équipe comme Trello ou Monday.