Comment réussir à faire avancer dans la même direction des personnes qui ne sont pas au même endroit ? Là est toute la problématique du management d’une équipe à distance.

Le télétravail est un vrai défi pour les managers.  En effet, les travailleurs ont tous un rapport différent avec le télétravail. Ils ont tous des besoins spécifiques qu’il va falloir combler. Ils auront tous besoin d’un manager présent pour eux et peut être encore plus que d’habitude. Car en effet, la distance ne doit pas être une excuse pour un management défaillant.

Le manager fera face à certaines problématiques sérieuses du télétravail telles que le désengagement ou encore la dépression. Il ne revient qu’à lui de trouver les solutions pour renforcer la cohésion de groupe, améliorer la motivation et ramener une bonne énergie dans l’équipe.

Voici quelques astuces pour réussir à manager son équipe à distance de façon efficace.

 

Hiérarchisation des missions

Le télétravail ne permet pas de manager son équipe à distance comme on le faisait dans un espace de travail commun. Il ne peut plus y avoir la même réactivité dans les équipes. Certains membres aménageront leurs sessions de travail d’une manière totalement différente à celle des autres selon leur convenance. Comme par exemple le moment de la journée dans lequel ils sont plus productifs.

La coordination entre les membres prend souvent beaucoup plus de temps. Certains ayant plus de mal à s’acclimater au télétravail que d’autres. Il est alors normal de revoir l’ordre d’exécution des missions. Le manager doit donc choisir les missions assez prioritaires à confier à son équipe. Ces dernières devront être choisies en fonction des objectifs de l’entreprise et des capacités de l’équipe.

Le manager devra assigner des missions aussi bien collectives qu’individuelles. Celles-ci devraient être chiffrées pour éviter toute incompréhension plus tard. Et surtout de ne pas laisser de place à de l’interprétation.

 

Clarification des responsabilités

Le management à distance implique une forte décentralisation des responsabilités. Les membres de l’équipe reçoivent la confiance du manager. Cette pratique apporterait de l’innovation, de la prise de confiance de l’équipe et surtout de la responsabilisation.

L’équipe gagnera ainsi en autonomie et en expertise. Les membres seront reconnaissants de la confiance qui a été placée en eux. Ils voudront prouver qu’ils méritent cette confiance et cela se répercutera dans leurs performances.

Veillez à ce que tous les membres aient les informations nécessaires pour la réalisation de leurs missions.

 

Établir des règles

Le manager se doit de définir des règles simples à comprendre mais précises. S’il n’existe pas de limites, certaines personnes pourraient n’en faire qu’à leur tête. Ces règles permettent de communiquer sur ce qui est autorisé à faire ou pas au sein des sessions de travail. À l’instar du non-respect des deadlines pour l’envoie de certains types de dossiers.

Elles permettront également à tout le monde de savoir sur quel sujet vous souhaitez être impérativement prévenu. Il s’agit en gros d’une espèce de charte entre vous et votre équipe. Pour réussir à piloter efficacement des équipes dans ce cadre, il faut être méthodique.

 

Faire de bons feedbacks

Pour bien manager son équipe à distance, le manager devrait soigner sa communication avec son équipe. Si vous devez émettre une critique, faîtes attention et essayer de la faire passer comme une critique constructive. À la vue de la situation, n’oubliez pas qu’ils essaient de faire de leur mieux malgré tout.

C’est pourquoi faire des feedbacks régulièrement c’est bien, mais y mettre des formes c’est mieux.

Recevoir un feedback constructif et bienveillant régulièrement renvoie à l’équipe que leur travail a de l’importance. Et que leur développement compte à vos yeux. Ceci devrait renforcer la cohésion d’équipe, plus les impliquer et réduire ainsi le taux de désengagement.

N’oubliez pas de communiquez également votre satisfaction sur un travail collectif ou individuel. Les gens aiment bien être félicité devant les autres. Cela booste leur confiance en eux.

 

Adapter sa communication à chaque collaborateur

Certains collaborateurs vivent une expérience délicate avec le télétravail. C’est pour ça qu’il faut connaître le type de personnes qu’on a en face de soi. Il ne s’agit pas ici de connaître leur nom. Ou encore le nombre d’enfants qu’ils ont. Et encore moins leur date d’anniversaire.

Il s’agit de connaître et comprendre chaque profil. Comment communiquer avec chacun d’entre eux. Et cela passe par l’écoute attentive de ce que disent ces derniers et leur comportement non verbal.

En effet, l’ancienneté, la personnalité ou les problèmes personnels sont des éléments qui peuvent grandement influer sur l’état d’esprit d’un membre de l’équipe. Il faut vous munir d’empathie quand vous managez à distance. Essayez d’avoir de petites conversations individuelles avec les membres de votre équipe.

 

Restez réactif

Le manager doit rester le plus possible disponible pour réussir à manager son équipe à distance. L’équipe doit pouvoir compter sur vous à tout moment durant les sessions de travail.

Quand vous travaillez dans des espaces en commun, votre bureau était accessible. Vous pouviez réagir immédiatement à une préoccupation de l’un des membres de votre équipe. Ne faîtes pas différemment en télétravail.

Vous devez surveiller régulièrement vos notifications lors des horaires du travail. Ne laissez pas un membre poireauter. Il se pourrait par exemple qu’un autre membre attende sa partie du boulot pour finaliser la sienne. Et résultat le travail prendra du retard.

D’un autre côté souvenez-vous qu’il s’agît d’un télétravail. Ce silence peut être interprété de manière totalement disproportionnée par ce membre. Et peut-être l’emmener dans le mauvais état d’esprit.

 

Utiliser des outils performants

La grande évolution de la technologie permet plus aisément de manager son équipe à distance. Il y a désormais tellement d’outils très efficaces pour tout un chacun en fonction de leurs besoins.

Il vous est possible par exemple de rassembler tout le monde autour d’un bureau virtuel. Vous pourrez également voir l’évolution des différentes tâches assignées. Ou encore échanger de l’information beaucoup plus rapidement. Tout ceci est possible avec des plateformes de travail collaboratif comme Trello, Slack, Monday ou encore Organilog.

Vous pouvez transférer des documents volumineux en toute sécurité et très rapidement également. De nombreuses solutions existent et présentent chacune des avantages sûres en fonction de vos besoins. Vous avez des outils comme Dropbox, Microsoft drive ou encore Wetransfer.

De même, vous pourriez échanger en vidéo-conférence avec votre équipe que ce soit de manière collective comme individuelle. Le téléphone c’est bien, la messagerie c’est bien mais la vidéo c’est mieux. Des outils comme Skype, Zoom ou encore Microsoft Teams vous permettront de retrouver une certaine chaleur lors de vos futurs échanges.

 

Organiser un moment d’équipe

Vous savez, il n’y a pas que le travail dans la vie. Manager son équipe à distance c’est aussi créer des liens avec elle. S’assurer que le groupe vit bien.

Placez dans la semaine un moment en fin de journée pour des échanges informels. Cette initiative renforcerait grandement la cohésion de groupe et motiverait également les membres. N’hésitez pas à planifier des jeux en groupe ou du team building virtuel.